Jaké změny jsme v roce 2020 učinili ve fungování firmy a jak se osvědčily?

Minulý rok se pro nás v Effectixu nesl na vlně interních změn, které měly vliv na samotnou strukturu firmy. Z mého pohledu se jedná o zlomový krok, který vidím jako jeden z nejvýraznějších od roku 2015, kdy Effectix prošel kompletní transformací.

S rostoucím počtem klientů, u kterých řešíme komplexní marketing, jsme si začali už v průběhu roku 2019 uvědomovat, že naše interní procesy, složení týmů, interní komunikace a celkové uspořádání firmy začíná být kontraproduktivní a brzdí nás v plynulosti a efektivním realizování zakázek. To mimo jiné vedlo logicky také k napětí ve firmě a vytvářelo konflikty napříč odděleními.

Mikrotýmy

Po dlouhých debatách o tom, jak tento problém vyřešit, padlo na konci roku 2019 rozhodnutí: přeskládáme strukturu firmy ze stávajícího fungování ve specializovaných týmech (PPC, SEO, Sociální sítě…) na agilní řízení. 

Vytvořili jsme tedy týmy složené ze specialistů z každého oddělení, kteří budou sedět spolu, aby mohli všechny operativní věci u klientů řešit flexibilněji a rychleji, a poslední den před odjezdem domů na vánoční svátky jsme provedli krutý řez, kdy jsme nabourali dlouze zavedené pořádky a rozesadili všechny ve firmě na nová místa. Do roku 2020 jsme tak vstupovali ve třech nově zformovaných mikrotýmech a začali jsme objevovat cesty, jak nově a efektivně realizovat zakázky. 

Výsledkem celé změny je, že:

• všichni členové týmu spolu sedí v jedné místnosti a pracují na stejných klientech,
• se zefektivnila a zrychlila komunikace,
• ubylo časově náročných operativních meetingů nad klienty,
• se v týmu všichni dobře znají a vědí, co od sebe očekávat a jak pracovat, aby to bylo kolektivně friendly a vzájemně si pomáhali. 

Co se (ne)podařilo a jaké byly obavy ze změny?

V průběhu roku 2020 jsme od některých agentur slýchávali, že z agilu museli přejít zpátky na běžné řízení projektů, protože se jim narušily mezilidské vztahy ve firmě. Měli jsme obavy z možné rivality mezi týmy, ale nic takového se nakonec neprojevilo a vztahy ve firmě se uklidnily a utužily.

Krátce po změně se ale ukázalo, že někteří z nás se nechtějí přizpůsobit změně a přispívat svým dílem k pohodovému fungování svého týmu. Důsledkem toho jsme jeden z týmů museli rozpustit a udělat několik personálních změn. S novými kolegy, které jsme už přijímali s vizí, že znovu vytvoří třetí mikrotým, se nám jej na podzim podařilo znovu obnovit.

Základem úspěchu je důvěra

Hlavní předpokladem pro samostatné fungování týmů bylo, že každý z nich dostal značnou důvěru a kompetence týkající se nastavení vlastní týmové kultury. Každý celek tak má svoji vlastní cestu, kterou si našel sám a na které se cítí komfortně. Vložená důvěra se nám vrací ve spokojenosti jednotlivých teammates a samozřejmě v úspěšných realizacích u klientů.

Business development

Rozdělení do týmů bylo změnou obrovskou, ale ne jedinou, kterou jsme v roce 2020 absolvovali. Další se týkala našeho Business development oddělení. 

Součástí Effectixu je dlouhodobě i aktivní obchod. Do minulého roku zastával obchodník pozici nejen huntera, ale i accounta. Při realizaci komplexních řešení se nejednou ukázalo, že být dobrým obchodníkem neznamená být zároveň i dobrým accountem. Díky tomu jsme se při komunikaci s klienty dostávali do zmatku, jelikož v obchodu nefungovaly typické accountské hodnoty, tedy pečlivost, zodpovědnost, přehlednost a často i odbornost. Navíc jsme začali narážet na strop v obslužitelnosti.

Bylo tedy nutné si zrevidovat celý proces péče o klienty. Po diskuzích jsme usoudili, že jediné řešení je v rozdělení rolí v business development oddělení. Vzniklo tedy oddělení accountů, oddělení čistě sales a abychom plnohodnotně pokryli expertýzu strategie a plánování kampaní, vytvořili jsme i oddělení strategie. Jasně jsme si definovali kdo je kdo, jaká je jeho role, odpovědnost, cíl a KPI´s. 

Vymezili jsme si kompetence a rozdělili si úlohy. Každý náš klient má tedy k sobě obchodníka (Business development managera), který pečuje o vztah, accounta, který hlídá plynulý chod zakázky, a mikrotým, který zakázku realizuje. 

Výsledek?

Když se teď ohlédneme zpátky na průběh celého roku 2020 v Effectixu, rezonuje jím především jedno slovo – a to změna. A to především obrovská změna v mentálním nastavení celého Effectixu; změna, která nám otevřela hlavy a která nás teď tlačí dopředu. A s plány, které máme do roku 2021, to bude velmi potřeba!